Si chiama LegalSolutionDOC si legge convenienza!
LegalSolutionDOC... la nostra soluzione di archiviazione digitale
Digitalizzazione delle aziende - La soluzione documentale
I documenti sono la vita di un’azienda. Arrivare preparati e in tempo al sistema documentale significa sfruttare da subito i suoi vantaggi e permette di non essere penalizzati nello scenario competitivo tra le aziende.
Ma cos’è l'archiviazione documentale?
In Italia la definizione ufficiale di gestione documentale da parte dell’AdID (Agenzia per l’Italia digitale) è: “La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione”
Prevalentemente questa spiegazione fa riferimento ai procedimenti amministrativi pubblici ma è un concetto che si può applicare anche ai privati in quanto anche in questo settore ci sono dei documenti che, oltre a dover essere creati, devono anche essere archiviati. Se poi riflettiamo bene ci possiamo rendere conto che già tutti noi nel nostro quotidiano, sia nel privato che nel pubblico, abbiamo già un nostro archivio “ibrido” dove conserviamo sia documenti in formato cartaceo sia documenti in formato digitale.
In Svizzera, il sito ufficiale della Confederazione Svizzera riguardo all’argomento cita le seguenti frasi:
“I documenti digitali della Confederazione Svizzera attualmente conservati nell’Archivio federale provengono essenzialmente da sistemi di gestione degli atti e banche dati. L’archiviazione digitale permette di conservare l’originalità, l’integrità e la fruibilità a lungo termine. In tal modo è garantita ai cittadini la possibilità di ripercorrere e verificare l’operato dello Stato di diritto anche nell’era digitale.”
Quindi, per rendere più “banale” la definizione di gestione documentale, si potrebbe dire che è un sistema in grado di creare dei processi documentali aziendali condivisi, archiviare e rintracciare immediatamente in formato elettronico qualsiasi tipo di documento.
Gestione dei documenti...Cosa cambia?
Cartaceo
- stampati su carta e disponibili alla consultazione in copie limitate
- archiviati in uno spazio fisico, difficile da mantenere ordinato e consultabile
- spediti via posta ordinaria, con relativi tempi di consegna e possibilità di smarrimento
- ricercati fisicamente all'interno di faldoni e archivi fisici
- conservati fisicamente con possibilità di smarrimento o altre inefficienze
VS
Digitale
- prodotti digitalmente e sempre disponibili alla consultazione
- archiviati in uno spazio virtuale, ordinato e rapidamente consultabile
- condivisi istantaneamente tramite canali virtuali e con possibilità di tracciamento
- ricercati virtualmente tramite parole chiave o intere frasi
- conservati senza la possibilità di essere smarriti o modificati
La gestione documentale deve quindi svolgere diversi compiti per poter usufruire di diversi vantaggi.
Compiti
- Creare documenti
- Ricercare documenti
- Indicizzare documenti
- Condividere documenti
- Conservare documenti
Vantaggi
- Riduzione dei costi, inefficienza e cattiva gestione
- Riduzione dei tempi
- Riduzione della carta e degli archivi fisici
- Riduzione dei rischi di smarrimento dei documenti
- Documenti inalterabili e sempre disponibili
Spesso le aziende preferiscono delegare a società esterne il compito di archiviare e conservare digitalmente i propri documenti per evitare alcuni problemi all’interno della propria struttura come:
- gestire archivi troppo voluminosi e non riuscire in maniera ottimale a organizzare i documenti producendo una perdita di efficienza
- essere obbligati a dedicare una risorsa interna all'azienda per organizzare e seguire la procedura
- non avere un’infrastruttura informatica che permette l’ottimale conservazione nel tempo con il rischio di perdita dati e quindi di incorrere in future sanzioni oppure di dover sostituire l’infrastruttura stessa
- non avere la capacità di gestire e/o tenere costantemente aggiornati i software per la firma elettronica. Al riguardo, l’AgID in Italia e l’OeIDI in Svizzera hanno comunicato l’importanza di apporre una firma elettronica "Conforme" / "Qualificata” e di tenere aggiornati i prodotti di verifica e firma per evitare spiacevoli inconvenienti
Questi sono i principali motivi per cui risulta di fondamentale importanza affiancare ad un classico ERP (Enterprise Resource Planning) un DMS (Documents Management System). Le società italiane, con l'entrata in vogore della "Fatturazione elettronica", hanno già iniziato, se pur non sempre consapevolmente, ad utilizzare entrambe le soluzioni software. Un ERP che gli permette di produrre un documento, la fattura, che, tramite un DMS, viene spedito e conservato digitalmente a norma per ottemperare agli obblighi fiscali, civili e per l'eventuale efficacia probatoria. La maggior parte delle imprese italiane si è avvalsa dei servizi offerti da società specializzate perché obbligate ad attenersi a precisi protocolli e procedure tecnologiche compreso l'accreditamento presso le agenzie fiscali.
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La soluzione è LegalSolutionDoc
La nostra soluzione è LegalSolutionDOC, un software conforme alla normativa, in cloud al 100%, di alta qualità, completamente integrabile e che permette l’Archiviazione e la Conservazione digitale di documenti.
La soluzione è prodotta da 2C Solution che è ente accreditato AgID per la conservazione digitale e facente parte del gruppo Namirial.
LegalSolutionDoc è una soluzione DMS multi-azienda che in un’unica interfaccia permette di monitorare più aziende e configurare utenti illimitati che possono avere accessi diversi, in aziende diverse, per la consultazione e la gestione dei documenti. Tramite il controllo dei Log si ha la possibilità di monitorare le attività svolte negli archivi per poter tracciare qualsiasi operazione. Tutti i documenti possono essere riordinati in fascicoli ricercabili per categoria che possono essere personalizzati direttamente dall’azienda utilizzatrice.
Oltretutto, con LegalSolution, viene data la possibilità, in un unico portale e con le stesse credenziali, di gestire sia la Fatturazione elettronica che l’archiviazione della PEC, i libri fiscali fino a dotarti di un vero e proprio portale di gestione documentale a norma di legge.